作業を効率化し、1日に数十分の時間を確保する3つの方法

仕事術

こんにちは。ブックマイヤーです。

今回は、毎日の習慣に小さな変更をちょっと加えるだけで1日に数十分を確保する方法について書いていきます。

今回のポイントは、5分以内で終わるような作業はすぐやるという事です。

このような作業を後回しにすると、やるのが面倒になりどんどん溜まっていきます。すると溜まった作業のせいで更に作業効率が悪くなってしまいます。今回は5分以内で終わる作業をすぐにやるコツを3つ紹介します。

メールは「一度しか触れない」

メールが来た時、一通り読んで「後で返信しよう」とおいてませんか?この場合、その実際の「後で」の場面が来た時、もう一度読み直さなければいけませんし、返信を忘れる可能性もあります。

メールは「一度しか触れない」と決めて読んだ後に即座に処理すれば、結果としてメールにあてる時間が少なくすみます。しかも、相手への返信も早くなるメリットもあります。そうは言ってもすぐに返信できないものもあると思います。それについては次のポイントで触れます。

「一度しか触れない」でスケジュールに入れる

すぐ返信できないメールは「スケジュール化」しておきましょう。ここでのポイントは、Todoリストではない事です。Todoリストだとタスクやメールが埋もれてしまう危険性がある為です。スケジュール化のメリットは決めた日時に忘れずに作業でき、他の予定とのバッティングを避けることができる事です。

Outlookの場合ではありますが、メールから簡単にカレンダーの予定を作成する方法もあります。下記リンクを参考にしてください。

メールの内容をすばやく予定として登録する|クリエアナブキのちょこテク

片付けを「一度しか触れない」

部屋が散らかっていると、イライラして落ち着かなかったり探し物をする時間が増えたり、デメリットが多いと思います。また「片付けをする」という予定を入れなければいけなくなる可能性もあります。

例えば

・食事が終わった後の食器はシンクに持っていったついでにすぐ洗う。

・郵便物はテーブルに置かない。置く前に仕分けをし、不要な物は捨てる。

・使い終わった資料はすぐにシュレッダーする。

など、一度しか触れないようにしておけば片付けをしなくてもきれいな状態を保つことができます。

このような5分以内で終わるタスクは、すぐやる事で効率化ができるようになります。

今回紹介した方法は下記の「1440分の使い方」に書いてあります。興味があれば読んでみてください。

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