「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」３つのポイント

こんにちは。ブックマイヤーです。

今回は、書籍「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」を読んで印象に残った事を書いていきます。この本は、新社会人～数年目あたりの方やメールの処理に悩みを抱えている方におすすめだと思います。

まず、メールを処理する時間は以下の方程式となるそうです。

メール処理時間＝メールを読む時間×通数×メールを書く時間×通数

この方程式から、時間を短くするにはそもそもの通数を減らすだとか読む時間や書く時間を減らす事がわかります。その為のノウハウやテクニック、考え方を本書から学ぶ事ができます。

今回、印象に残ったポイントを３つピックアップしました。

相手の思考を先まわりして考える

メールは一方的な伝達になりやすいため、誤解を招くようなメールは行き違いや無駄なやりとりが生まれる恐れがあります。

デキる人は、送ったメールに相手がどんな反応をするのか、どんなアクションを起こすのか、想像することができます。

どのような事かというと、相手とのメールは先手を打ち、必要な情報を過不足なくメールに盛り込む事でその後のやりとりの回数を最小限にしています。

例えば「こんな質問をしてくるだろうから、補足しておこう」とか「新規のお客様だから、この部分は詳しく説明しておこう」など相手の受け止め方を想像しながら理解できるように書く事ができます。

なぜこのような事ができるかというと、頭の中で「シナリオ」を組み立てて、仕事の全体像を俯瞰しているからです。だから後手まわることがありません。シナリオとは最初のアクションから終了までの具体的なステップの事です。

受信したメールを「返信した」と思っていても、実際には送り忘れていることがよくあるそうです。送り忘れた事で仕事が停滞するだけでなく謝罪が発生する事になるかもしれません。そうならないよう、読んだらすぐに返信する習慣をつける事で送信忘れを防ぐ事が可能になります。

また、即レスすることは相手に安心感を与えることでもあるそうです。

ここで気をつけなければいけないことは、「メール受信」　→　「メール返信」　→　「仕事再開」　→　「メール受信」　→　「メール返信」　→　「仕事再開」のように、受信されるたびに処理をしていると本来の作業の効率はわるくなります。

それを防ぐ為、メールチェックは決めた時間（例えば朝、昼、夕方）にまとめて行いましょう。

メールを送った目的を冒頭に書きましょう。そうすることで、相手と目的の共有ができます。そうすると、その後の内容の理解も速くなる分、返事も速くもらえます。これはメール以外の文章を書くときも同じことが言えると思います。

例）○○の件でご相談があり、メールをお送りしました。

例）××の進め方について、お尋ねしたいことがあります。

そのほかには、確実に返信を受け取るテクニックや、言葉の選び方、メールの処理時間を削減テクニックが書かれています。興味があれば読んでみてはいかがでしょうか。