前回に続き
実際にやったこと
・生産性が低い業務を探してみる
・改善策を検討してみる
・実際にやってみる
実施予定なこと
・決めたことを続けてみる、フィードバックする
今回は
生産性が低い業務を探してみる、改善策を検討してみる
について書いていこうと思います。
業務を洗い出す
無駄に気づく
改善策を考える
業務を洗い出す
前回、生産性をあげるには？タスクに対して自動化、減らす、増やすと前回書きましたが、じゃあいったい今どんなタスクがあるのー？ってすぐわからないと思います。
ですので、まずは今どんなタスクがどのくらい時間をかかっているかを見える化する必要が出てきます。その手法についてはここで紹介している「チームの生産性をあげる」を参考にしています。
そのためには業務一覧を作る。業務全体を知るにはまずこれ！チームや自分がどんな業務があってどのくらい時間をかけているか、片っ端から書いていく。
具体的には、EXCELの横軸に「インプット」「アウトプット」「目的、目標」「関係者」「かかった時間」「頻度」「対応策」をかいていき、あとはどんどん業務を書いていく（イメージはないです(-_-;)）
無駄に気づく
この業務一覧をかいていくことで「これこんなに時間かけてるの？」とか「これ無駄じゃない？」みたいな気づきがあるということ。えーっと、私のチームで実際にやってみました。
そーいう無駄なのってそんなに多くはありませんでした！！
でもこれはそのひとがいる職場でさまざまかもしれないけど。私の部署は情シスの部署なのでEXCELマクロとかプログラムとか作って、既に生産性をあげる取り
組みはやっていた。ということに気がついた。
例えばどんなものがあがったか書いておくと、「会議の時間が長い」「会議の頻度が多い」「メールが多い」なんかがありました。
改善策を考える
さっきの業務洗い出しで無駄に気づいた業務が改善の対象になるので、ここからは「じゃあどーやって生産性をあげるのー？」となると思います。そこで減らす、自動化（ここでは増やすは脇においておきます）
まずなくせる業務はないか？「ずーっと考えずにやってたけど、実はこれやらなくていいんじゃない？とかあんまり効果ないよね？とかなくてもなんとかなる」みたいなものは思い切ってやめてしまう。もう一つはやる量を減らす。「この業務月に10回やってたけど3回でよくない？」「この業務、こんなに丁寧にする必要ないよね？」みたいな業務。これも思い切って減らしてしまう。
ただし、ここで注意なのは無くしたり減らしたりすることでクオリティが下がること。これを意識しないと「おたくらなにやってんの？」ってことになっちゃうので。。。
あとは自動化できるか？自動化はツールを導入したり、EXCELのマクロ使ったりで減らすことができます。注意点としては初期投資がかかるということ。ツールのライセンス費、ツールの設定時間、EXCELマクロだったらその仕組みを作るのに時間がかかります。
具体的にはどんなものがあったかというと「会議の時間を減らす」2時間を1時間に減らすとか、「会議の頻度を減らす」月3回を2回にとか、「メールをやめて社内SNSを使いましょう」とか。会議については単純に時間だけ減らしても問題なので、減らしても問題ないような取り組みは必要になります。
今回はここまで
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